Que es un webinar y como crear uno

En un mundo tan digitalizado como el nuestro, sobran los medios para compartir nuestros conocimientos con la audiencia, incluso sin salir de casa. Ya sea que decidas crear una página web, producir un podcast o escribir un artículo de blog acerca de tu industria, son varias las opciones entre las que puedes elegir comunicarte con el gran público.

Una de esas opciones es crear un webinar (o seminario web). Aunque no es de las primeras que se vienen a la mente, los webinarios son herramientas muy poderosas que ayudan a los participantes a aprender nuevas habilidades o a obtener información de la industria de boca de los expertos.Y no solo eso, también son una excelente manera de generar vínculos más profundos con tu público objetivo y crear conversaciones directas entre los usuarios y la marca.

¿Qué es un webinar?

Un webinar es un seminario web que se imparte a través de Internet. A diferencia de la videoconferencia, aquí la comunicación es unidireccional, es decir, sólo quien imparte esta clase online habla a los participantes. En términos generales, los webinarios se realizan a través de un software específico o una página web diseñada para este propósito, que incluye la posibilidad de agregar video y un sistema de chat para que los participantes puedan comunicarse y enviar sus preguntas al orador. El término webinar proviene de la unión de las palabras en inglés web (la parte visual de internet) y seminario (seminario).

Cómo crear un webinar 

Si no sabes por dónde empezar, en este artículo te enseñaremos cómo crear un webinar desde cero en 7 pasos:

• Elige el tema e investígalo
• Define el formato y las herramientas de tu webinar
• Prepara el equipo necesario
• Prepara el contenido que ofrecerás en tu webinar
• Promociona tu webinar
• Haz ensayo general
• Publica tu webinar

1. Elige el tema e investígalo

No importa lo experto que seas en un tema, siempre es bueno investigar y ahondar más en la materia antes de crear tu webinar. Si eres una autoridad absoluta en el tema que has elegido, investiga la información más actual de tu industria para que tu webinar sea relevante. Piensa que si presentas temas desactualizados, no importará lo elocuente que seas, la audiencia no lo considerará interesante.

Un buen punto para comenzar tu investigación es con tu competencia y otros webinarios similares que encuentres en Internet. Toma nota sobre cómo han sido estructurados, qué imágenes y diapositivas usan para ilustrar la información y piensa qué cambiarías si lo estuvieras impartiendo tú. Esto te ayudará a hacer que tu contenido fluya cuando sea el momento de comenzar a crear tu propio webinar.

Este es también un buen momento para definir una fecha tentativa para tu webinar. Anótala y trata de cumplirla. El proceso de creación de tu contenido puede demorar más de lo que crees, en cuyo caso es mejor retrasar el webinar que llevarlo a cabo sin estar 100% preparado. 

Fíjate también si hay algún webinar similares que cobra a los participantes para acceder al seminario. Si tus competidores están cobrando, ofrecer el suyo gratis o cobrar menos que la competencia pueden ser beneficioso a largo plazo para ti.

2. Define el formato y las herramientas de tu webinar

Una vez que hayas investigado sobre el tema y sobre lo que hacen tus competidores, es el momento de volver a centrarte en lo que harás para tu webinar. En primer lugar piensa en el formato. ¿Será una presentación detallada sobre un segmento particular de tu industria? ¿O habrá un panel de personas que discutan? ¿Va a ser en vivo o grabado? Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte para encontrar lo que creas más interesante para tu audiencia y más cómodo para ti.

Aquí te pasamos una lista de opciones que podrían ser adecuadas para ti:

• Un solo orador para presentar
• Panel de discusión
• Entrevista
• Tutorial exhaustivo
• Discusión sobre la actualidad de la industria

No te preocupes si tus planes iniciales se desvían un poco y no logras producir un webinar tradicional. Siempre y cuando ofrezcas información valiosa a tu audiencia, de una forma sencilla, estarás haciéndolo bien.

Otro factor importante a tener en cuenta es la plataforma que utilizarás para organizar tu webinar. La mejor plataforma es aquella que satisfaga todas sus necesidades.

Si buscas una solución “todo-en-uno” para facilitar la tarea, las plataformas de pago como GoToWebinar o Zoom pueden ser tu mejor opción. Sí planeas ofrecer un webinar gratuito al público (aunque sea sólo al principio) la transmisión en vivo desde YouTube es una buena opción sin costos.

De una forma u otra, no descuides la búsqueda de plataforma que se utilizarás. Busca en Google las «mejores plataformas de seminarios web» y analízalas bien porque nadie mejor que tú conoce las necesidades específicas de tu proyecto.

3. Prepara el equipo necesario

Llegó el momento de conseguir el equipamiento técnico que usarás para el webinar. Esta es una lista básica de los elementos que necesitarás para organizarlo con éxito:

Una computadora en óptimas condiciones: si bien organizar tu webinar no debería ser algo complicado, asegúrate de que la computadora que uses pueda lidiar con múltiples aplicaciones al mismo tiempo. No, tener abiertas 40 pestañas del navegador al mismo tiempo no cuenta como prueba. No querrás frustrarte cuando tu computadora se ralentice demasiado porque la has sometido a una carga demasiado pesada. Es probable que las computadoras más antiguas también tengan un Wi-Fi más débil. Y para un webinar en vivo, la conexión a Internet tiene que ser robusta.

Cámara web o cámara: aquí tienes algunas opciones para las cámaras que uses en tu webinar (depende del formato de estos). Si se trata de una sola persona, una cámara web independiente puede ser eficaz. Solo asegúrate de que pueda grabar o transmitir a un mínimo de 1080p HD a 30 fotogramas por segundo. Si grabas tu webinar, debes hacerlo con una  cámara de la mejor calidad posible porque aquí no dependerás de la transmisión.

Micrófono: es clave que lo que digas se entienda. Gran parte de esto dependerá de cómo articules pero un micrófono malo puede hacer que incluso una voz clara sea un desastre total. Invierte en un micrófono USB que sea compatible con tu software de webinar. El micrófono Blue Yeti es muy popular entre los productores de podcasts y debería ser más que suficiente para que tu voz se oiga claramente durante tu webinar.

Software de grabación o pantalla compartida (opcional): de acuerdo con la plataforma que uses para organizar tu webinar, es posible que necesites un software adicional para compartir tu pantalla durante la sesión. ¿Sabías que Google Hangouts tiene esta función ya incluida? Y por supuesto también hay otros softwares de webinarios más robustos que cuentan con esta característica incorporada.

4. Prepara el contenido que ofrecerás en tu webinar

Es el momento de empezar a crear contenido para tu webinar. Estas son algunas piezas claves de contenido que deberás usar en tu webinar:

Guión: esto es lo primero. Crea una secuencia de comandos para todo tu webinar y que puedas cumplir. No es imperativo que lo cumplas al dedillo pero al escribirlo te ayudarás a ti mismo  a estructurar la forma de presentar el contenido a tu público. Deja un margen de maniobra para las desviaciones y “lados B” sobre el tema que tratarás ya que tu audiencia puede apreciar este contenido adicional.

Diapositivas: Jamás tendrás éxito si tu webinar no tiene algunas diapositivas interesantes. Estas deberían incluir datos curiosos sobre la industria, estadísticas interesantes y gráficos reveladores. La cantidad que uses depende de ti pero estas imágenes ayudan a clarificar el mensaje. Asegúrate de crear diapositivas para los puntos que deseas resaltar. Después de diseñar tus diapositivas podrás crear un guión gráfico y combinarlo con el guión original para que puedas ver cómo será tu webinar.

Activos de marketing: antes de publicar tu webinar, tendrás que promocionarlo. Sí, ha llegado el momento de crear el texto ideal para que enviar en tus boletines a tus suscriptores o aparezcan en los banners que pondrás en tu página web. Tal vez, incluso, te convenga crear una landing page. 

Este es el punto que requiere más trabajo. Una vez tengas todo el contenido para tu webinar, solo tendrás que poner fecha y hora y la fecha y ¡listo! 

5. Promociona tu webinar

El proceso de crear un webinar es largo pero ya estás mucho más cerca del final. Una vez que hayas creado tu contenido, llega la instancia en la que debes empezar a contarle a la gente acerca de lo que se trata para entusiasmarla. A continuación, fíjate en algunas de las formas en que puedes hacer correr la voz acerca de tu webinar:

Boletines informativos: esto es bien sencillo. Si tienes un boletín informativo existente y las personas se han suscrito a través de tu página web, es el momento de enviarles uno con la promoción de tu webinar. Incluso podrías hacer un esfuerzo adicional y ofrecer algún tipo de incentivo a tus suscriptores como un acceso anticipado para chatear con el presentador o incluso un descuento si estás cobrando por ello.

Actualiza tu página web con banners: uno de los mejores espacios para promocionar tu webinar es en tu propia página web. Y lo mejor de todo es que puedes hacerlo todo el tiempo que quieras. Crea un banner para colocarlo en la parte superior de tu página web para que tus visitantes sean recibidos de inmediato con información sobre tu próximo evento.

Crea una landing page: Es común crear páginas de aterrizaje (o landing pages por su denominación en inglés) para reforzar la promoción de algún evento, en este caso un webinar. De esta manera, habrá un sitio específico donde el visitante podrá encontrar todo lo que necesita saber sobre tu seminario web. 

Escribe un blog que promocione tu webinar: si aún no te has animado a crear un blog para compartir por escrito tus conocimientos de la industria a la que te dedicas, es hora de abrir uno.

Tener un blog no solo te permite compartir información y posicionarte como una autoridad en tu industria sino que también es ventajoso para el SEO. Crea un artículo de blog detallado para que tus lectores sepan de qué tratará tu próximo webinar.

Comparte en las redes sociales: 

¿Qué mejor lugar para hacer correr la voz de algo que las redes sociales? Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc.  Siempre habrá allí personas con intereses similares a los tuyos que seguramente estarán encantadas de saber detalles sobre tu webinar. También puedes ampliar tu alcance con algunos hashtags adecuados para que las personas que puedan no saber quién eres pero sí conocen tu industria (y les interesa), te encuentren.

6. Haz ensayo general

A medida que te acercas a la fecha de tu webinar, aprovecha el tiempo que te queda para probar todo lo que conlleve hacer tu presentación audiovisual.

Una de las mejores partes de hacer un webinar es que puedes detectar problemas fácilmente solucionables y que, de otro modo, podrían ser evidentes cuando finalmente realizas el webinar real frente a una audiencia.

Practica tu guión leyéndolo en voz alta. Hazlo varias veces. Esto te va a permitir descubrir inconsistencias, recurrencias en un tema o formas más fáciles de presentar tu información a tu público.

Es este también un momento en el que debes forzar tus recursos. Sí, trata de poner a funcionar al extremo a tu computadora, softwares y cualquier otro equipo. Por ejemplo, haz correr todo el software que usarás al mismo tiempo y cambia rápidamente de programa. Abre algún software adicional y comienza a usarlo para ver si puedes forzar el rendimiento de tu computadora.

Piensa en todas las cosas que puedas tener qué hacer con la configuración y prueba todo con rigurosidad. Como decíamos, con intensidad, mucho más de lo que probablemente usarás durante el webinar real. Estas acciones no solo te darán un conocimiento práctico de cómo todas estas piezas funcionan juntas y a la vez, sino que también te permitirá atenuar posibles problemas incluso antes de comenzar tu webinar.

Si es posible, pídele a algún un amigo o asistente que lo revise antes de lanzarlo. Puedes crear un webinar privado para que lo vea sólo quienes reciben la invitación. Es probable que haya cosas qué pasaste por alto o que no suena bien al otro lado de la pantalla.

7. Publica tu webinar

¡Llegó el momento! El trabajo duro ha valido la pena y tu webinar ya está por comenzar. ¡Respira hondo!

Antes de presionar el botón de grabación o transmisión, revisa todo: notas, secuencia de comandos y cualquier otra cosa que pueda ayudarte a prepararte. Cuando llegue el momento, aprieta el botón y ¡buena suerte!

Cuando termine tu webinar, asegúrate de presentar la vías para que los espectadores puedan encontrarte. Esto incluye tu página web y redes sociales. Cuando hayas finalizado, agradece a tu audiencia y da por terminado el webinar.

Cómo dar seguimiento al webinar

Ahora que has terminado de hacer tu webinar, es el momento de ver qué vas a hacer con él. Si has decidido cobrar, tienes que seguir con la promoción. Sin embargo, si lo ofreces gratis, no te olvides publicar el webinar en tu canal de YouTube ni de insertar el video en tu página web.

Con el tiempo, si es que comienzas a ver suficientes preguntas sobre algunos de los temas que trataste en el webinar, podrás crear un nuevo video para responder a estos interrogantes. Y hasta tal vez tengas que crear otro webinar de preguntas y respuestas en vivo para que los espectadores sacien su curiosidad.